Rješenje za upravljanje događanjima

Omogućuje upravljanje događanjima tijekom čitavog životnog ciklusa od planiranja događaja, njegove realizacije do aktivnosti napon događaja. Uključuje upravljanje registracijama, upravljanje sadržajem i na kraju istraživanje zadovoljstva korisnika.
Korisnici: marketinške agencije, turističke agencije, hotelske kuće
Procesi: marketing, prodaja,korisnička podrška
Platforma: On premise, cloud, private cloud, hibrid
Prednosti: upravljanje događanjima tijekom čitavog životnog ciklusa

Upravljanje događanjima (EventInCloud)

EventInCloud funkcionalnosti:
  • Administriranje registracija (web integracija, mogućnost integracije s rezervacijskim sustavom)
  • Kreiranje ponuda
  • Kreiranje računa i upravljanje plaćanjima
  • Upravljanje sadržajem događaja
  • Upravljanje cjelokupnom komunikacijom s klijentima
  • Upravljanje odobravanjima predavanja
  • Definiranje rasporeda predavanja
  • Priprema segmentacije klijenata 
  • Kreiranje i analiziranje istraživanja
  • Analiziranje podataka događaja

ŽIVOTNI CIKLUS DOGAĐANJA

Svako događanje ima svoj životni ciklus. Životni ciklus događanja može se podijeliti na tri dijela, svaki sa sličnim aktivnostima. Planiranje događanja definira sve potrebne činjenice i aktivnosti potrebne da bi se događanje održalo. Neke od nužnih činjenica jesu vrijeme i mjesto događanja, popis potencijalnih sudionika, definiran sadržaj događanja (ako je potrebno), definiran tim, sponzori i definiran proračun.
  • Planiranje događanja 
  • Upravljanje događanjem
  • Aktivnosti nakon događanja
Drugi dio životnog ciklusa događanja je upravljanje događanjem nakon njegovog početka. Sastoji se od različitih skupina aktivnosti. Kad događanje započne, organizator mora biti u stanju upravljati lokacijama, registriranim članovima i njihovim akreditacijama, te predavanjima i anketnim upitnikom. Događanje mora pružiti mogućnost učitavanja materijala, sudjelovanja u ispunjavanju upitnika i u svim kampanjama te, uz malo sreće, osvajanja nagrada.
 
Nakon događanja slijede aktivnosti vezane za završetak događanja i analizu pojedinosti. Kad događanje završi, organizator mora analizirati završna izvješća, profitabilnost događanja i istraživanja te proučiti povratne informacije članova i održati završne sastanke tima i proučiti završne račune.
Na osnovu takvog životnog ciklusa, Comping je prilagodio Dynamics CRM i kreirao vlastito rješenje: EventInCloud (EIC). EventInCloud korisnicima osigurava lako i jednostavno administriranje događanja, sa svim potrebnim pojedinostima i analitikom.

UPRAVLJANJE REGISTRACIJAMA

Za potrebe upravljanja registracijama, EventInCloud je moguće integrirati s drugim aplikacijama. Za upravljanje svim registracijama EIC je integriran s online formularom u koji članovi upisuju podatke za registraciju. Svi podaci prebacuju se u CRM radi provjere i autorizacije. Administriranje podataka obavlja se unutar EIC-a (CRM) s mogućnošću kreiranja nove ponude. Za neke klijente financijska ponuda može se sastaviti u ERP-u (potrebno je definirati detaljni opseg integracije), a može i u CRM-u.
 
Nakon sastavljanja nove ponude, najvažnije stvar postaje komuniciranje s klijentima (članovima). EIC omogućava izvršavanje svih aktivnosti u komunikacijskom kanalu. U EventInCloudu postoje unaprijed definirane poruke elektroničke pošte koje se automatski šalju klijentima. Poruke poput potvrde registracije ili slanja ponude funkcionalnosti su koje se automatski aktiviraju.
 
Podaci s dijagrama
  • Član događanja šalje registraciju
  • Podaci o članu 
  • Kontrola svih podataka i njihovo slanje u sustav izrade ponuda
  • Kreiranje nove ponude na temelju kategorija članova
  • Promjena statusa
Nakon što član pošalje zahtjev za registraciju, kreiraju se i pohranjuju sve aktivnosti vezane za tog člana. Svi korisnici EIC-a imaju pristup cijeloj povijesti aktivnosti članova tima prema klijentu.

UPRAVLJANJE SADRŽAJEM

EventInCloud ima sve funkcionalnosti koje su potrebne za upravljanje sadržajem događanja. U sklopu EIC-a definiran je postupak autorizacije sadržaja. Sva predavanja predložena su na web stranicama događanja, a definirani postupak odobravanja prolazi kroz EventInCloud.
  • predložena predavanja
  • odobrena predavanja
  • definiranje rasporeda predavanja i objava na webu

UPITNICI I KOMUNIKACIJA S KLIJENTIMA

Kako je već ranije definirano, zadovoljstvo klijenata najvažniji je cilj svakog projekta, a ujedno i krajnji cilj svakog događanja. Događanje je uspješno samo ako je većina članova zadovoljna i ako im je na njemu bilo u skladu s očekivanjima ili čak i bolje. EventInCloud je definirao anketne upitnike za mjerenje zadovoljstva klijenata.
 
Upitnici se vrlo lako kreiraju na temelju potreba korisnika u danom trenutku. Prema tome, svaki korisnik u EventInCloudu u mogućnosti je kreirati prilagođeni) upitnik samo na temelju potrebnih pitanja i odgovora. Svi registrirani članovi mogu ispuniti upitnik na web stranicama događanja ili putem mobitelske aplikacije (mobitelska aplikacija je dodatna funkcionalnost).
 
Svi odgovori pohranjuju se u EventInCloudu, tako da korisnici imaju lagan pristup podacima te ih mogu analizirati.

Funkcionalnosti EventInCloud-a:
  • Administriranje registracija (Web integracija, mogućnost integracije s rezervacijskim sustavima)
  • Kreiranje ponuda
  • Kreiranje računa i upravljanje plaćanjima
  • Upravljanjem sadržaja događanja
  • Upravljanje cjelokupnom komunikacijom s klijentima
  • Upravljanjem odobravanjem predavanja
  • Definiranje rasporeda predavanja
  •  Priprema segmentacije klijenata
  • Kreiranje i analiza upitnika
  • Analiza podataka o događanju